چگونه یک نرم افزار خوب انتخاب نماییم ؟

 

زمانیکه تصمیم به خرید یک سیستم جامع نرم افزاری برای محیط کار گرفته می شود ،  دنیایی از نگرانی و استرس تصمیم گیرندگان را در بر می گیرد .

 

مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم افزارهای قبلی نداشته باشند.

این نگرانیها ورای قیمت بوده و مسائل مهمتری را شامل می شوند.

مهمترین این نگرانیها امنیت است ، بخصوص امنیت فکری .

چنانچه نرم افزار خریداری شده هر روزما را دچار مشکل کند چيكار كنيم ؟ يا با  قسمتهای مختلف شرکت ما سازگار نباشد  چيكار كنيم ؟

يا اگر كاربران در مقابل آن واكنش منفي نشان دهند !!!

و  يا ادعا هاي كه شركت ارائه  دهنده نرم  افزار ميكند آيا  واقعي  است يا صرفا يك تبليغات پوچ و تو خالي ميباشد.

 

به راستی راه چاره چیست ؟

چگونه می توانیم نرم افزاری را انتخاب کنیم که مشکلات ما را حل کند؟

بهترین گزینه هایی که باید در انتخاب یک نرم افزار در نظر بگیریم چه چيزهاي  ميتواند باشد؟

 

در ادامه به ترتیب پارامترهای انتخاب مناسب برشمرده می شوند:

 

1 = سازگاری

درابتدا نیازهای مجموعه خود را روی کاغذ بنويسيد و الويت بندي نمائيد

نياز شما بستگي به نوع شغل شما دارد . قطعا يك كارخانه توليد مواد غذائي با يك كارخانه توليد سيمان يا يك كارخانه بسته بندي و خدماتي

يا يك بنگاه اقتصادي و بازرگاني نيازها و خواسته هاي صنفي و يا شايد سليقه ائي هم داشته باشند. يك نكته ديگر ! فكر  نكنيد نرم افزار جديد

همه آنچيزهاي كه نرم افزار قبلي شما داشته را دارد . بايد همه موارد را  يك به يك در كاغذ درخواستهايتان  بنويسيد.

 

بنابراین نرم افزار مورد نظر ما باید متناسب با نیازهاي ما باشد تا يك سيستم  جوابگو  و كارآمد داشته باشيم .

 

2 = انعطاف

هر بنگاه اقتصادي امکان تغييراتي دارد چه مربوط به  مسائل داخلي باشد و چه خارجي .

اضافه و یا کم کردن پرسنل ، بستگي به ميزان سفارشات

جدا شدن يا تركيب واحد ها مختلف سازماني ،به منظور بهينه سازي

تغييرات در خط توليد و يا مواد اوليه  بنا به تحريمها فعلي يا سياستگذاري

تغييرات نرخ ارز و اثر گذاري مستقيم بر بهاي تمام  شده  مواد  و  كالا

جابجائي هاي مديريتي و  تغيير سياستها ، تغيير افراد ، تغيير منابع خريد

يا فروش ، جابجائي هاي  فيزيكي  ، تغيير در خط  توليد ، تغيير در نوع

توليد ، بنا  به  ضرورتها و حفظ بازار  و ......

هریک از این تحولات نیاز به ایجاد تغییراتی در محیط نرم افزاري ما دارد ،

مطمئن شوید نرم افزاری که خریداری می کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد.

 

3= امنیت اطلاعات

 

در هر بنگاه  اقتصادي حفظ و حراست از اطلاعات  به دوبخش كلي   درون  سازماني و بيرون سازماني تقسيم ميشود.

 

درون سازماني : در اين بخش نيز حدود اختيارات از واجبات يك نرم افزار توانمند ميباشد . بايد مطمن شويد نرم افزار شما  قادر  است

بصورت سلولي سطح دسترسي ايجاد نمايد ، هرچند  شما  ميتوانيد از  نزديكان و يا  اشخاص مورد تائيد نيز  استفاده  كنيد . ولي آيا  اين

راه  حل  مناسبي  ميباشد ؟  يا  اينكه ما سيستم را حاكم بر روابط نمائيم

 

بيرون سازماني : در  اينجا  قضيه خيلي  فرق  ميكند !!!

شما با فرد يا افرادي بنا  به  ضرورت آشنا  ميشويد و  بدون  آنكه بدانيد اين افراد چه كساني هستند يا منظورشان چيست همه مسائل

كاريتان را  با  آنها مطرح  ميكنيد .

فاجعه  اينجاست كه  اگر  خداي  ناخواسته  اين  افراد با  سونظر به شما و بنگاه اقتصاديتان نزديك شده و با قيمت كمي  پائينتر رضايت به

برنامه نويسي يا فروش نرم افزار به شما را بگيرند ،آيا احتمال فروش اطلاعات ، سو استفاده ، اخاذي  ، سرقت اطلاعات حساس و

فرمولهاي  توليدي  را هم  مد نظر داشته ايد ؟

 

.

 

.

 

.

 

راستي چه بايد كرد ؟

 

 

یک نرم افزار خوب باید امکان تعریف لایه های امنیتی متفاوت برای افراد مختلف را در سطح درون سازماني داشته باشد و آنهم  بصورت سلولي

و چه بهتر که تعریف این دسترسی ها توسط یک نفر در مجموعه خود  شما ( که معمولا مدیر سیستم نامیده می شود ) انجام بگیرد.

 

و اما در مورد اشخاص يا شركتهاي فروشنده خدمات و نرم افزار بايد  دقت  كافي  به  سوابق اجرائي و استعلام  از  مشتريان  قديمي

حداقل از 10 سال قبل آن مجموعه را بنمائيد . تا با خاطري  آسوده اطلاعات ارزشمند خود  را  در  آن  نرم  افزار قرار دهيد.

 

4 = آموزش

معمولا همه شرکتهای نرم افزاری همراه با خرید نرم افزار  آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد .

این آموزش می تواند بصورت حضوری و یا توسط جزوات ، سي دي آموزشي  که به شما  ارائه می شود انجام بگیرد .

اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک نرم افزار جدید سئوالاتی مطرح می شود که فرد استفاده کننده از نرم افزار نیازمند به دریافت

پاسخ آنهاست .

مطمئن شوید شرکت تولید کننده نرم افزار بتواند در این زمینه نیز به شما سرویس دهی مناسب داشته باشد .

زیرا هیچ چیز کلافه کننده تر از یک نرم افزار جدید و ناآشنا نیست.

مطمئن باشید شرکت ارائه دهنده نرم افزار بتواند شما را در هر لحظه بصورت تلفنی یا آنلاین و یا حضوري  كه بهترين گزينه ميباشد کمک کند.

 

 

5 = خدمات فنی

اشکالات نرم افزاری یکی از بدیهیات این رشته می باشند .

همانطور که نرم افزارهای شرکتهای معظمی مانند مایکروسافت گوگل ، ياهو  ، نیز می توانند دچار مشکل شوند.

 

در این زمینه تحقیق کنید !

 

نرم افزاری را كه خریداری ميکنید سابقه مناسبی از لحاظ کارائي و صحت عملياتي در بازار داشته و کاربران آنها از  رضايت نسبي برخوردار بوده ،

و از کیفیت نرم افزار و وضعیت سرویس دهی شرکت تولید کننده نيز جویا شوید با این روش می توانید مطمئن باشید در طی کار با آن نرم افزار

با کمترین مشکلات برخورد خواهید کرد.

توجه كنيد تعداد مشتريان استفاده كننده از يك سيستم  مهم نيست بلكه نوع آن مشتريان و مصرف آنها مهم است ،

بطور  مثال يك شركتي كه نرم افزار عام بازاري با قيمت پائين ارائه ميكند ، طبيعي است كه تعداد زيادي مشتري داشته باشد . ولي شركتهاي متوسط

تا بزرگ كه نيازمند اهرم كنترلهاي قوي اجرائي و مديريتي هستند ، نيازمند نرم افزارهاي خاص با قيمتهاي معقول سطح نيازشان هستند ،اين

نوع نرم افزار ها از مشتريان خاص با  تعداد كمتر برخوردار هستند.

 

6 = روش دریافت خدمات فنی

ممکن است فاصله مکانی شما با تولید کننده نرم افزار زیاد باشد. بخصوص شرکتهای تولیدی که در شهرکهای صنعتی حومه شهرهای بزرگ قرار داشته

و رسیدن به آنها خود یک مسافرت است . کنترل کنید در صورتیکه دچار مشکل فنی شوید شرکت طراح چگونه به شما سرویس دهی می کند.

مطلوب ترین حالتهای سرویس دهی به شکل زیر است :

الف- رفع اشکال توسط اتصال از طریق اینترنت و آنلاين ( در لحظه )

ب – رفع اشکال از طریق اتصال فکس مودم و ( در لحظه )

پ – مراجعه کارشناس به محل استفاده از نرم افزار

 

دو مورد اول :  با وجود نیاز به سخت افزارهایی در محل استفاده كننده ، بهترین روشها هستند زیرا سریعترین راه برای رفع اشکالات احتمالی می باشند.

 

7 = همبستگی و یا عدم همبستگی

هر مجموعه تجاری از واحدهای مختلفی تشکیل شده است مانند مالی، اداری، واحد تولید، واحد بازرگانی و .....

احتمالا در مکانیزه کردن سیستمهاي خود قصد داریم برخی از این واحدها توسط نرم افزار با هم مرتبط باشند و یا بالعکس .

دقیقا مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم افزار باید با هم مرتبط باشند و آنرا براي طراح و كارشناس نرم افزار توضيح دهيد تا بتوانید بهترین

استفاده را از ظرفيت نرم افزار ببرید.

احتمال دارد که شما نیاز به برنامه نويسي داشته باشيد ،

آيا برنامه ائيكه خريداري ميكنيد يك پكيج آماده است و بدون تغييران  يا  يك  نرم افزار است با امكان  پويائي ؟

آيا فروشنده نرم افزار اين مورد را  در قرارداد فروش خود مكتوب نموده است ؟

 

8= نیازهای منحصر بفرد

آیا مجموعه شما واحد خاصی دارد که مشابه آن در واحدهای نمونه دیده نمی شود؟

آیا کارهایی را به روشهایی خاص و منحصر بفرد انجام می دهید که ویژه شماست؟

حتی الامکان هر ویژگی خاصی را که در مجموعه و کار خود دارید را به اطلاع طراح و كارشناس سيستم  برسانید .

اين امر  از  تنش حين كار  كه مرحله حساسي ميباشد و همچنين از دوباره كاري و خستگي مجريان و دلزدگي و عدم گرفتن نتيجه مطلوب

جلوگيري مينمايد.

 

هرچقدر نرم افزار با ویژگیهای شما سازگارتر باشد ، کار با آن راحت تر و دلپذیرتر خواهد شد.

 

9= صبور باشید

خداوند انسانهای صبور  را دوست  دارد !!!

 

شروع کار با یک نرم افزار ، بخصوص اینکه قبلا نرم افزار دیگری داشته اید و پرسنل شما با آن عادت کرده اند شما را با مقاومتهایی روبرو خواهد

كرد ولی بدنیست بدانید چناچه نرم افزاري انتخابي با تحقيق و تجسس و دقت كافي تهيه شده پس از مدت كوتاهي واكنشهاي منفي تبديل به

رضايت همكارانتان خواهد شد و اين برای همه پیش  می آید .

پس صبور باشید و با آموزشهای مداوم به پرسنلی که با نرم افزار کار می کنند  سعی در رفع مشکلات و مقاومتهاي طبيعي آنها بنمائيد

 

10= چگونه ادعاهاي واهي را تشخيص دهيم ؟

 

هر توليد كننده نرم افزاري ممكن است ادعاهاي غير قابل اثباتي مطرح نمايد يا صحت آن مشكل ثابت ميشود مانند!!!

 

براي اولين بار ، تنها توليدكننده در... ، ماچنين كرديم

مهمترين ماخذ رسمي در كشور ما شوراي عالي انفورماتيك ميباشد كه هر توليد كننده ائي ميبايست يك نسخه از برنامه خود  را  به  آنها ارائه دهد

و شماره بگيرد از اين طريق كه با ذكر تاريخ و نمونه برنامه در يك ارگان رسمي موجود است ادعاهاي واهي كمرنگ ميشوند.

و چناچه شكايتي از آن شركت بشود با اسثتناد به آن ، ادعاي او اثبات يا نفي ميشود . و يا بلعكس چناچه شركتي برنامه ائي را كپي كرده و مشابه آنرا

بنويسد دادگاه نسبت به مالكيت فكري و سابقه آن شركت راي صادر ميكند. مطلب بعدي ارائه مقالات علمي و تحليلي يا گذاشتن همايشهاي مرتبط با كار توسط آن شركت ميباشد . كه از طريق جستجو در سايتها و تاريخ برگزاري آن همايشها قابل اثبات ميباشد.

 

11 = مزایای سیستم هاي ، جامع و تمام يكپارچه مالی  و  اتوماسيون اداري  و دبيرخانه  ( حرفه ای ها ) 

1- سیستم به نحوی طراحی شده که نیازهای مجموعه های مختلف را پوشش دهد خواه یک کارخانه یا  شرکت متوسط و خواه یک بنگاه اقتصادی

بزرگ و کلان با واحدها و بخشها  و انبار های بسیار  بزرگ  و مواد و کالاهای متنوع

 

2- سیستم نرم افزاری حرفه ای ها بدلیل سابقه طولانی و کار در مراکز مختلف بيشتر نیازهای کاربران را پیش بینی نموده است ،

لیکن چنانچه خريداري نیازمند به ایجاد تغییراتی در نرم افزار باشد بنابر سفارش وی ، و تائيد هيت كارشناسي شركت این امر امکانپذیر  خواهد شد.

 

3- هیچ فردی بدون داشتن کد ایمنی خاص خود نمی تواند وارد سیستم    حرفه ای ها شود ، این کد توسط مدیر سیستم و بنا برمجوز دسترسی

به قسمتهای خاصی از نرم افزار که مدیر سیستم مجاز بداند برای او صادر می گردد .

 

4- شرکت داده پردازی حرفه ای ها در همه حال خود را کنار مشتری می داند لذا علاوه بر اینکه پس از نصب نرم افزار آموزشهای لازم به کاربران

بصورت حضوری يا از راه دور ، داده می شود با کمال میل پس از آن نیز به سئوالات کاربران بصورت  تلفنی یا حضوری  پاسخ داده خواهد شد.

 

5- با توجه به سابقه طولانی طراحی نرم افزار حرفه ای ها کلیه باگها و اشکالات نرم افزاری آن گرفته و حل شده  لیکن چنانچه کاربری دچار مشکل

شود شرکت در اسرع وقت اقدام مقتضی را انجام میدهد.

 

6- شرکت با در اختیار داشتن کارشناسان امین و متعهد از طريق مودم، اینترنت، تلفن و يا  اعزام كارشناس ، جهت رفع نیاز مشتریان به محض اطلاع اقدام مینماید.

 

7- توانایی سیستم حرفه ای ها هم برای کار در محیطهای ساده و هم محیطهای بزرگ می باشد .

در صورت تمایل کاربر می توان ارتباط یا عدم ارتباط محیطی داشته باشد.

 

8- چنانچه موردی در زمینه کار شرکت شما وجود داشته باشد که در نرم افزار تعبیه نشده باشد این امکان وجود دارد

که بنا بر سفارش به نرم افزار اضافه شود. كه در قرارداد منعقده مكتوب ميباشد.

 

9- شركت داده پردازي حرفه اي ها با بیش از یک دهه فعاليت ، خدمت و صداقت حرفه ای خود را به اثبات رسانده و با ارائه نرم افزار توليدي

خود در سال 1380 به شوراي عالي انفورماتيك و همچنين با برگزاري همايشهاي تخصصي دستاوردهاي خود را در معرض ديد عموم گذاشته و

پاسخگوي سئوالات عزيزان تا حد توان بوده .

 

10- دارای ضمانتنامه طلائی

چنانچه خریداران نرم افزار هاي حرفه ای ها طي 90 روز  بنا به هر دلیل از نرم افزار يا خدمات يا ... رضایت نداشتند

بدون هیچ سئوالی كلیه وجه دریافتی از آنها مسترد خواهد شد.

 

این موضوع بصورت کتبی در قرارداد خرید نرم افزار درج گردیده است.

 

این کتاب هدیه ایست از جانب شرکت داده پردازی حرفه ای ها

تهيه كنندگان : محمد رضا امين – بهزاد جعفري

آبانماه  1390

 

 

برای دانلود مقاله " چگونه یک نرم افزار خوب انتخاب کنیم " اینجا کلیک کنید.

 

 

  •