سيستم   اتوماسيون   اداري  حرفه اي ها

سيستم اتوماسيون اداري حرفه اي ها

 

اتوماسيون اداري جديد چند زبانه  حرفه اي ها

 

داراي زبان هاي فارسي ، انگليسي ،‌ آلماني ،‌ فرانسوي ، ايتاليايي ، تركي استانبولي ، اردو و عربي و در صورت نياز به ساير زبان ها قبول سفارش ميگردد.

 

مکاتبات اداري يکي از پر حجم ترین و در بعضي از مواقع مشکل ترین فعاليت هاي يک سازمان مي باشد، عدم وجود يک سيستم مناسب مکاتبات اداري باعث اتلاف زمان، صرف انرژي بيشتر، افزايش هزينه ها و در نتيجه غيربهره ور شدن سازمان مربوطه مي گردد که در مقابل آن وجود يک سيستم متناسب و سريع اداري مي تواند حجم عمده اي از ابهامات موجود در زمينه مکاتبات داخل سازمان را کاهش داده و در يک دوره زماني باعث صرفه جويي زمان و تسريع در انجام امور اداري گردد که با توجه به حجم زياد مکاتبات ، تعدد و پراکندگي واحدها، تنها يک سيستم مکانيزه با حذف يا حداقل نمودن گردش دستي اسناد کاغذي ، سبب گردش صحيح مکاتبات اداري و جلوگيري از مفقود شدن نامه ها در شرکتها و سازمانها خواهد شد.

امروزه مديريت بر گردش کار و مکاتبات اداري و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و مؤسسات اقتصادي به کلي متحول شده و ديگر استفاده از روش هاي کند و مشکل ساز اداري غيرمکانيزه (بوروکراسی) قابل قبول نمي باشد.

استفاده از سيستم اداری داده پردازی  حرفه ای ها  جهت انجام امور اداری و چرخه مکاتبات و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی برای سرعت بخشيدن به انجام امور اداری در بخش دبيرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه می باشد به شکلی که تمام اعمال اداری همانند ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتی بازبينی نامه ها توسط سيستم ثبت و کنترل می گردد.

اتوماسيون اداري، بهترين ابزار براي رسيدن به راهکارهاي مفيد در جهت صرفه جويي زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان مي باشد. راه حل هاي مکانيزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش کارها را بيشتر ميسر مي سازد. در اين فرايند، حذف مکاتبات کاغذي، صرفه جويي و استفاده بهينه از زمان، عملي گردد. در اين زمينه می توان گرايش های ويژه ای فراهم آورد که کارائی بهينه افراد و نيز گلوگاههای مکاتباتی و چگونگی کارکرد کارکنان برای مديريت روشن گردد.

اين نرم افزار در تمامی سيستم های اداری از قبيل ادارات دولتی، شرکت های خصوصی، دانشگاهها، کارخانجات، مراکز درمانی، خدماتی، تجارتی و....قابل استفاده می باشد.

شايان ذکر است که نرم افزار مورد اشاره مبتنی بر معماری چند لايه با استفاده از 

زبان برنامه نويسي     C#.Net و بانك اطلاعاتي   SQL Server 

 

 

نمونه هایی از قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری  : 

 

1.  امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم

2.  امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها

3.  ایجاد چارت سازمانی و امکان معرفی پست ها سازمانی و زیر سیستم های آن

4.  تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان

5.  ثبت پیش نویس نامه

6.  امکان پیگیری كليه مكاتبات اداري و نامه های ارجاع شده و اطلاع از اينكه نامه مشاهده ،‌ اقدام  و انجام شده است يا خير

7.  امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه

8.  ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوري در نامه هاي وارده

9.  ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع

10.  نمایش گردش نامه و مشخص نمودن آخرین وضعیت نامه

11.  ارسال نامه به همراه فايل هاي پيوست با هر نوع فرمت و هر مقدار حجم

12.  امکان ایجاد کارتابل برای هر یک از اعضاء

13.  تعريف كاربران مختلف به همراه سطح دسترسي مخصوص براي آن ها

14.  امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه

15.  آلارم متنی و صوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید

16.  تعریف رده بندی امنیتی نامه مانند عادی، محرمانه، سری و...

17.  امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای

18.  سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها

19.  امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی

20.  معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی

21.  ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه

22.  تابلو اعلانات برای کلیه پرسنل

23.  دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر

24.  امکان ایجاد فضای ورود نامه وارده، صادره و داخلی

25.  امکان تعریف عبارات پر كاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام برروي نامه

26.  امکان تعیین رونوشت برای نامه

27.  اضافه كردن نامه هاي مرتبط به نامه براي نامه هاي عطف ،‌ پيرو ،‌بازگشت و ...

28.  تایپ نامه توسط ویرایشگر  و 2010 و 2007 و   MS Word 2003

29.  امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه

30.  امکان تعریف گروه های سازمانی

31.  امکان پاراف نامه

32.  ميزكار براي هر كاربر

33.  اضافه كردن برنامه هاي پركاربرد ويندوز داخل سيستم

34.  انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازماني ،‌ انتخاب از ليست افراد سازمان ،‌ كساني كه اخيراً‌ براي آن ها نامه ارسال كرديم و يا گروه هاي كاربري تعريف شده

35.  امکان تعریف الگوی هاي مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده ) متناسب با نياز هر سازمان

36.  امكان تعريف سربرگ هر شركت در سيستم براي گردش نامه ها برروي سربرگ شركت به همراه لوگوي شركت

37.  امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش و در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه

38.  تعريف الكترونيكي فرم هاي ارجاع كار ،‌ فرم درخواست مرخصي،‌ فرم صورتجلسه ،‌ اضافه كار و كليه فرم هاي ديگري كه در هر سازمان وجود دارد

39.  امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هرنوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان

40.  امكان تعريف شماره انديكاتور براي هر واحد به صورت مجزا

41.  بایگانی الکترونیکی (طبقه بندی نامه ها و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده)

42.  امکان اسکن نامه و پیوست آن ها و ذخیره سازی در نامه مربوطه

43.  چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی

44.  امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده

45.  تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی

46.  امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت

47.  تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف

48.  تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسئولیت و پست سازمانی

49.  صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی

50.  ایجاد و مشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه ها و نامه های ارسال نشده

51.  تعریف انواع اولویت مکاتباتی (عادی، فوری، خیلی فوری و...)

52.  مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز (tracing)

53.  ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه

54.  ثبت تاریخ  و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه (ارجاع، مشاهده، اقدام و...)

55.  تعریف جانشین برای سمت های سازمانی

56.  به گردش انداختن نامه های بایگانی شده

57.  وجود میز کار برای هر کاربر

58.  چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه

59.  چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده برروی label

60.  محیطی کاربر پسند

61.  راهنمای فارسی آموزش سیستم

62.  زمان و استفاده بهينه از منابع بویژه نيروهاي انساني.

63.  تعيين جانشين براي هريک از سمت های سیستم و ایجاد سطوح دسترسی

64.  تعريف دبيرخانههاي مختلف سازمان و اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه

65.  استفاده از تمامي قابليت‌هاي ويرايشگر Microsoft Wordبطور مستقيم از داخل سيستم

66.  دريافت و ارسال انواع فايل و پيام جهت انجام امور شخصي يا روان‌سازي امور اداري

67.  متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده

68.  متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده

69.  بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی

70.  مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه

71.  امکان مشاهده وضعیت نامه و پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف

72.  کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه

73.  امکان ارسال گروهی نامه

74.  امکان ارجاع گروهی نامه ( ارجاع همزمان به چند نفر )

75.  امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن

76.  گزارش گيري از نامه هايي كه ثبت شده ولي هنوز ارسال نشده است

77.  گزارش از نامه هاي موجود در پرونده هاي مختلف در بازه هاي زماني مختلف

78.  گزارش از ليست نامه دريافتي اقدام نشده براي هر كاربر

79.  گزارش از ليست نامه هاي دريافتي از كارتابل هاي مختلف

80.  قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز Vista  ,  Xp  ,  win 7 ,  win 8  , win server 2003 , 2008 , 2012

81.  تهیه نسخه پشتیبان(Backup)  به صورت دوره ای و اتوماتیک

82.  با قابليت تبديل سيستم به زبان هاي فارسي ، انگليسي ،‌ آلماني ،‌ فرانسوي ، ايتاليايي ، تركي استانبولي ، اردو و عربي  و قبول سفارش به زبان هاي ديگر

83. امکان ارسال و دریافت فکس 

84. امکان ارسال و دریافت ایمیل

85. امکان ارسال پیامک 

 

 

مزاياي پياده سازی سيستم اتوماسيون  :

افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی به مراجعان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پیگیری ها

کنترل مدیریتی بهتر در بخش های مختلف سازمانی

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات و فرآیندها

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان

امکان اتوماتیک سازی عملیات جهت تسهیل عملیات اداری

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه

اعمال کنترل های ایمنی منطبق با ساختار سازمانی

 

 

 

 

 

 

درخواست سيستم

 

  •